Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности
В. Артемьев, ЦБ РФ
"Cистемы безопасности связи и телекоммуникаций", #6/96
Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода
подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата,
контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали
лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных
пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ
Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с
управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как
внутри одного предприятия, так и между ними.
Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств,
обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих
автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.
Методы автоматизации учреждений
Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные
организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов,
обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.
Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются(Рис.1):
- ввод информации в систему,
- хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
- коллективного работа с документами,
- вывод информации из системы.
Рис.1.Функциональная схема управления электронными документами.
Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего,
сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого
поколения они идентифицируются с помощью ключевых
слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions).
Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical
Character Recognition).
После сканирования и ввода документа его графический образ
"переводится" в текст с последующим исправлением ошибок распознавания.
При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы,
которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления
полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые
вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных
носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и
ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного
поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами
имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.(Табл.1)
| Методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов | ||
| Файловая система | Каталоги и папки | По именам и параметрам файлов |
| Почтовые ящики | Личные и коллективные папки | По атрибутам и тексту сообщения |
| База документов (Lotus Notes) | Страницы, базы документов и категории | По атрибутам и тексту сообщения |
| Библиотеки документов | Проекты(папки) | По атрибутам, ключевым словам и тексту |
| Гипертекст | Гиперссылки | По гипертексту |
| Текстовая база данных | Таблицы и представления | По атрибутам и тексту |
| Универсальная база данных | Таблицы и представления | По атрибутам и бинарным объектам |
каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В
современных ОС типа Windows 95 реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в
качестве названий папок и документов.
Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в
виде сообщений с присоединенными файлами.
Навигация упрощается
с помощью папок личного и коллективного пользования. Однако их поиск и фильтрация ограничены
лишь отбором и сортировкой по атрибутам
и тексту .
Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы
документов, в состав которой входит как однотипная, так и разнотипная информация,
сохраняемая в одном файле. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе
формуляров путем выделения и добавления в них полей. Навигацию в базе
упрощает наличие страниц и категорий.
Многие современные системы в дополнение к файловой
системе используют библиотеки документов, содержащие в БД их карточки с
атрибутами и ключевыми словами.
Поиск и фильтрация производится по запросам на основе контекстного
поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе
индекса(Рис.2).
Рис.2. Классификация методов информационного поиска.
При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе
не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - неточностей распознавания.
Морфологический разбор позволяет упростить формирование запросов и улучшить отбор информации.
Реализация на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта технологии
нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного
распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS) не требует идентичности искомых фраз содержимому
файла и, кроме того, исключает потребность в
исправлении ошибок после распознавания текста.Результаты выборки при этом наилучшим
образом согласованы с терминами или фразами запроса пользователя.
Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы
хранения - текстовые и универсальные базы данных (БД). При этом тексты документов
располагаются в символьных
полях переменной длины,а расширенные средства SQL-поиска формируют
смешанные запросы. Для хранения произвольной информации, в том числе
мультимедиа, используются поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или
гипертекст.
Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web-
технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых
страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая
страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью
языка HTML. Структуризация документа проводится путем форматирования, выделения
полей, создания форм для диалогового заполнения документа и гипермедиа (включением любой
мультимедиа-информации :растровая графика, аудио, видео), а также путем организации
внутренних ссылок. Навигация по хранилищу
гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на
документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах).Для контекстного поиска.
в "паутине" задействованы специальные программы-роботы, сканирующие Web-
сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать
информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить
диалоговый интерфейс пользователя.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на
технологиях groupware и workflow.
Методика groupware ориентирована на небольшие рабочие группы для
поддержки выполнения одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной
структуризации, которая ограничивается обеспечением коллективного входа с помощью
различных методов доступа:
- сетевой доступ к файлам и базе данных;
- локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и
дискуссии);
- терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска
объявлений;
- просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
В процессе коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при
совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по идентификаторам и
паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень
безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных
офисах и для них характерно:
- поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами
одновременно;
- четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с
контролем исполнения.
Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для
описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников
предприятия), для выполнения заранее заданного условия. Например, простая пересылка документа из точки в точку.
Одним из вариантов реализации технологии workflow является так называемая "система графов"(Рис.3), где каждый
шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с конкретным
файлом, или
просто передвижения документа от одного субъекта к другому.
Рис.3. Векторный способ описания документооборота в Staffware.
При этом на сотрудника,
отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета
всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть в процессе
исполнения задания. Другая модель основана на понятии "цикл" ("loop") или "стол"(Рис.4).
Рис.4.Способ описания документооборота на основе циклов в Action Worflow.
В
этом случае наименьшим элементом схемы является цикл,
учитывающий всю гамму взаимодействия двух произвольных субъектов.
Система сама отслеживает замкнутость и
корректность этого процесса.
Регламентация взаимоотношений субъектов информациооного обмена дополняется заданием безусловной
и условной маршрутизации файлов (по электронной почте) и времени их обработки.
Обработка информации базируется на методах и
средствах офисной автоматизации:
- редактирование текста,
- электронные таблицы,
- деловая и презентационная графика,
- планирование работ и совещаний,
- генерация отчетов из базы данных,
- мультимедиа.
Вывод информации производится путем печати документов, публикации их на Web-
серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по
телекоммуникационным линиям связи.
Обзор средств автоматизации учреждений
Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие
категории:
- функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
- системы для организации групповой работы;
- системы управления электронными документами;
- средства управления документооборотом.
Рассмотрим типичных представителей данных категорий.
Средства офисной автоматизации и коллективной работы
в сети
Пакет Microsoft Office for Windows 95
Microsoft Office for Windows 95 представляет собой единый набор прикладных программ для
автоматизации работы современного офиса и поставляется в двух различных вариантах.
В состав Microsoft Office Standard входит Microsoft Excel для создания электронных таблиц,
текстовый процессор Microsoft Word, система подготовки
презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office
Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft
Access.
Приложения для Windows 95 поддерживают
длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к
почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.
Microsoft Office for Windows 95 - это не только набор дополнительных возможностей,
но и платформа для разработки офисных приложений с использованием языка
Visual Basic for Applications и механизма OLE.
Система Lotus Notes
Lotus Notes представляет собой платформу типа "клиент-сервер"(Рис.5), служащую для разработки
и размещения приложений класса groupware на основе электронной почты.
Рис.5.Организация коллективной работы в системе Lotus Notes.
Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и
создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую
из различных источников,
таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.
Пользователям система
Lotus Notes
предоставляет доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский
интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Lotus Notes обеспечивает:
- единый постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем
другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
- гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из
компьютерных приложений, новостных каналов
(newsfeeds), сканированных изображений и структурированных реляционных
систем;
- быструю разработку прикладных программ для рабочих групп;
- систему защиты доступа к информации на всех уровнях, вплоть до
уровня отдельного документа;
- тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в
его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;
- открытость (поддержка разных сетевых
операционных систем и приложений, внешних источников данных,
систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов API);
- масштабируемость (реализация системы любого размера:
от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками
тысяч сотрудников организации);
- интеграцию набора разнообразных элементов клиентских и серверных
программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка
документов, передача сообщений, защита и среда разработки), для
создания технологии бизнес-процесса заказчика.
Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes основано на
графическом пользовательском интерфейсе и включает шесть фиксированных экранных окон, в
которых размещаются пиктограммы баз документов.
База документов Notes - это средство хранения документов, при помощи
которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию.
Сложные документы создаются и обновляются при
помощи бланков Notes Forms и встроенного редактора.
Средства управления электронными документами
Основой любой системы управления электронными документами является архив, где файлы
размещаются в процессе их обработки и в период архивного хранения.
Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и
технологий для создания хранилища электронных документов ( текстовых или графических файлов)
и обеспечения доступа к ним из офисных приложений.
Система управления документами DOCS OPEN
Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет в
распределенной гетерогенной среде организовать
электронный архив предприятия для хранения, поиска и обработки
информации.
Система построена по архитектуре "клиент-сервер" с установкой библиотечного (для
картотеки документов) и документального (для файлов)серверов с дополнительной реализацией сервера
полнотекстового индекса. Для хранения
библиотеки используется любая модификация промышленного SQL-сервера. Система управления базами
данных должна отвечать двум требованиям: поддерживать ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.
Документы размещаются в сетевых файловых системах NetWare и Windows NT с
возможностью полуавтоматического удаления
редко используемых файлов.
Классификация документов строится на основе атрибутов учетной карточки,
полнотекстовых индексов и объединением их в папки. Для отбора используются интерфейс
запроса по образцу и механизмы атрибутивного и контекстного поиска.
Система DOCS Open позволяет вести распределенные и удаленные
электронные архивы. Она сопрягается с Lotus Notes через дополнительный модуль
(Interchange for Lotus Notes) и с системой управления документооборотом
Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
К недостаткам DOCS Open относится чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при
вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Система управления документами Excalibur EFS
Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur
EFS фирмы Excalibur Technologies Corp.Его серверное программное обеспечение
функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать
под MS Windows и Windows 95. Ведение базы учетных карточек выполняют
СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Система построена на основе нейронных
сетей и искусственного интеллекта с введением метода нечеткого поиска - адаптивного
распознавания образов АРRР - по полному
содержанию документа (что до минимума сокращает влияние ошибок распознавания,
набора и правописания в запросах) и "компактного" способа индексирования (30% исходного текста против 70-
100% обычного индекса). Эта
технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа и
нечеткий поиск любого
слова в текстовом файле.
Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю возможность использовать и другие
режимы выборки информации:
- нечеткий поиск по названиям документов;
- ассоциативный поиск с заданными синонимами;
- прямой доступ к файлам по пиктограммам;
- запросы в стиле обычной базы данных;
- поиск по ключевым словам;
- логический поиск по всему тексту.
Система имеет русский интерфейс и работу с русским текстом,интегрируется с системой
документооборота Staffware.В системе применяется централизованное управление
размещением документов в архиве.При этом необходимо учитывать, что она ориентированна на
внедрение в крупных корпорациях с большим документопотоком.
Средства автоматизации документооборота
В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные
системы построения и управления деловыми процессами применительно к отдельным фирмам и компаниям,
построенные по типу workflow. С их помощью
можно организовать комплекс электронного документооборота на предприятии, а также
контроля за выполнением заданий и загрузкой сотрудников. Следует отметить, что они ставят
целью не полный отказ от бумажных документов (что
невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а
сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом Action Workflow
Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в планировании
определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроле исполнительской
дисциплины. В случае, если нет устоявшегося порядка обработки текста и желательно
осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше
распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в
систему DOCS Open. Посредством его из списка пользователей системы или групп
абонентов выбрается адресат, просматривается
статус мероприятия (получена/прочитана/выполнена и т.д.), прослеживаются этапы обработки
той или иной информации. При наличии относительно стабильных маршрутов прохождения
документов предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании
Action Technologies.
При этом необходимо определится с выбором инструментария для переноса существующих в организации
процессов на язык, понятный машинам. Все это определяется той методологией, которая закладывается
в инструментарий
системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Поэтому выбор методологии
может непосредственно влиять не только на скорость проектирования комплекса,
но и на конечный результат.Методология Action Workflow в элементарном звене (цикле) включает все
многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым
привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по
нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные особенности Action Workflow:
- методология учитывает "человеческий фактор";
- в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их
должности (роли);
- созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:
документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно
почему;
- четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной
операции отводится определенное количество времени, и система сама по
вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и
реакцию системы на подобное нарушение;
- на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для
своей отрасли производства терминами;
- санкционированный доступ к информации, администратор системы видит
только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");
- поэтапность внедрения - автоматизацию можно начать с какого-нибудь
отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых
сотрудников, и заново создать процесс;
- система имеет открытый интерфейс для поддержки существующих приложений.
Ядро системы AWS Manager непосредственно отвечает за выполнение работ согласно данным из карт, а также за
контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками
временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager
поставляется открытый интерфейс, посредством которого можно получить всю необходимую
информацию об интересующих процессах.
С помощью AWS Builder строятся карты
процессов и выполняется их реинжиниринг с введением новых сотрудников (долей),
их назначением, определением временных интервалов и
штрафных санкций, а также статическая проверка карты на замкнутость при
генерации схемы.
Модуль AWS Analist предназначен для моделирования деловых процессов,
существующих на предприятии, с оптимизацией по
времени, либо по затратам.
Пакет электронного документооборота Staffware
Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и
автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по
технологии "клиент-сервер".
Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:
- поддержка коллективной работы с регламентацией всего множества заданий для большого
числа исполнителей;
- динамическое управление и контроль исполнения работ;
- интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;
StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать
выполнение запросов по заданным времени и дате. Будучи открытой системой, StaffWare
способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод
входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и
проч. Связь с внешними процедурами проводится средствами DDE и
OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и
StaffWare on Infirmix.
Используя строгий алгоритм прохождения файлов, система электронного
документооборота оперативно адаптируется к измененной структуре организации при
помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям и развивается за счет
разработки новых процедур маршрутизации.
Структура программирования этого процесса в StaffWare чрезвычайно проста:
процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}
шаг::=адресат+форма+действие
адресат - пользователь (группа)/роль/переменная
форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
помощь + выполнение внешних процедур
действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
сценарии) + выполнение внешних процедур
В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий
маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare
представляет собой множество процедур, которые связывают всю совокупность
документов (одни из которых являются родителями,
другие - потомками).
Отдельный документ определяется как родитель одних текстовых файлов и потомок других. Отношения
между ними, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого -
с другой, однозначно идентифицируют информацию в общем потоке.
Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных
приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы,
мультимедиа и т.п.
Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных,
удовлетворяющая следующим требованиям:
- поддержка иерархического построения, включая распределенное разграничение
прав доступа на
различных серверах;
- классификация документов по их типам (входящие, исходящие,
внутренние);
- ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем
реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом); возможность получения
информации о других файлах, связанных с
конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках),
санкционирование получения доступа;
- объединение документов во временные иерархические группы с
различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения
их местонахождения в архиве.
В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем
управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем
workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за
своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод,
хранение, поиск), а также интеграция программных продуктов,
реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой
деятельности.
Содержание раздела
- поддержка иерархического построения, включая распределенное разграничение